Sisu
Tõhusa toimikusüsteemi abil saate säästa aega ja energiat, kui teil on olulist teavet, mida tuleb suure hulga failide hulgast kiiresti meelde tuletada. Arhiivisüsteeme on kahte tüüpi: need, mis kasutavad numbreid või numbrisüsteeme, ja need, mis kasutavad tähti või tähestikulisi süsteeme. Nende süsteemide kasutamise õppimine on hädavajalik, et otsustada teile kõige sobivam. Ehkki kategooriaid on mitu, on nende esitamissüsteemide põhitõdedest aru saamine lihtne.
Otsustage, mis tüüpi tähestikuline ja arvuline süsteem toimiks kõige paremini nende dokumentide tüüpide jaoks, mida soovite esitada. Arvesse tuleb võtta kolme põhilist tähestikulist süsteemi ja neli arvulist süsteemi, millest kõige tavalisem on kümnendsüsteem. Kolm tähestikulist süsteemi on aktuaalsed, entsüklopeedia ja geograafilised.
Alustage "aktuaalse tähestiku" süsteemi määratlemisega. Seda nimetatakse ka "sõnaraamatu" süsteemiks ja seda on kõige lihtsam mõista. Sel juhul annab iga fail pealkirja ja need pealkirjad on järjestatud tähestikulises järjekorras vahemikus A kuni Z. Neid ei grupeerita teemadeks ja neil pole kategooriaid, nii et see süsteem on tavaliselt parim väiksemate failide jaoks.
Mõista "entsüklopeedia" või "salastatud" süsteemi. Selles süsteemis on suured üldised pealkirjad või teemad, näiteks ajalugu või filosoofia, mille sees on väiksemad teemad rühmitatud tähestiku järjekorras. Nende alamrubriikide sees võib vajadusel olla täiendavaid faile, mis on paigutatud tähestiku järjekorda. Näiteks võisid ajaloos olla alamrubriigid aastakümnetega ja nende failide sees failid, mis tähistavad ajaloo teatud aspekte, näiteks tehnoloogia või sõja. Neid alamkategooriaid võib jätkata seni, kuni tunnete, et arhiveerimissüsteem on teie jaoks tõhus.
Mõelge "geograafilise" süsteemi õppimisele dokumentide jaoks, mis sisaldavad kohtadega seotud teavet. Sarnaselt entsüklopeediasüsteemile on sellel süsteemil peamised kategooriad, näiteks riigid või osariigid, mille alamkategooriad (nt linnad või linnad) on tähestikulises järjekorras.
Saage aru vähemalt komade esitamise süsteemide põhitõdedest. See on Dewey kümnendsüsteem, mida raamatukogud kasutavad kõige sagedamini raamatute ja teatmematerjalide liigitamiseks telefoninumbrite järgi. Sel juhul ei tohi teil olla rohkem kui 10 kategooriat, kuna kümnendkoha piirang piirab numbrite null kuni üheksa kasutamist. Need kümme kategooriat saab seejärel jagada kümneks lisakategooriaks nii sageli kui vaja samal viisil, nagu töötab entsüklopeedia tähestikuline süsteem.
Jagage kümnendsüsteem hõlpsasti õpitavaks tükkideks. Näiteks võib teie praegune raamatukogu nõuda näiteks, et teil oleks kolm kohta pärast koma, nii et kümme kategooriat loetletaks kujul 000, 100, 200 ja nii edasi, igaüks pealkirjaga. Mõlema alamkategooriad oleksid nagu 002 või 103, kuni kõik kümnendkoha täpsus on täidetud. Sel juhul tähistab 002 kategooriat 000s ja 103 tähistab kategooriat 100s. See süsteem on hea eriti suurte infomahtude jaoks, kuna kümnendmurrud saab laiendada ja vajadusel lisada.